O protocolo que se registra sozinho

6 minutos. A tabela existe antes do fluxo: é nela que cada pedido vai ser gravado. Sete colunas, sem acento, tudo minúsculo.

Por que este passo: A tabela é a memória do fluxo: é onde cada pedido fica guardado depois que a tela some. Ela precisa existir antes do nó que grava nela, e os nomes das colunas precisam ser exatamente os nomes dos campos que vão chegar.

1. No menu da esquerda, clique em Overview. No alto da página, clique na aba Data tables (tabelas de dados).
2. No alto à direita, clique no botão laranja Create data table (criar tabela de dados). A setinha ao lado dele serve para outras coisas: não use.
3. Abre a caixa Create new data table. Em Data table name (nome da tabela), cole:
   Data table name · copiarCopiar

   protocolos

4. Deixe marcado From scratch (do zero) e clique em Create. A tabela abre vazia.
5. No cabeçalho da tabela, clique no botão de adicionar coluna (Add column). Aparecem o nome e o tipo da coluna nova.
6. No nome da primeira coluna, cole o texto abaixo. Em tipo, deixe String (texto). Confirme.
   Coluna 1 de 7 · copiarCopiar

   protocolo

7. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
   Coluna 2 de 7 · copiarCopiar

   nome

8. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
   Coluna 3 de 7 · copiarCopiar

   email

9. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
   Coluna 4 de 7 · copiarCopiar

   tipo

10. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
    Coluna 5 de 7 · copiarCopiar

    descricao

11. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
    Coluna 6 de 7 · copiarCopiar

    status

12. Clique em Add column de novo. No nome, cole o texto abaixo. Tipo String. Confirme.
    Coluna 7 de 7 · copiarCopiar

    criado_em

Deve aparecer: A tabela protocolos vazia, com sete colunas, na ordem: protocolo, nome, email, tipo, descricao, status, criado_em. Sinal no chat: TABELA.

• Algum nome saiu com acento ou maiúscula? Clique no nome da coluna e corrija agora: depois de gravar, muda mais difícil.

O que acabou de acontecer: Sete colunas para sete campos: quatro vêm do formulário (nome, email, tipo, descricao) e três o fluxo vai criar (protocolo, criado_em, status). O n8n cria sozinho mais três, id, createdAt e updatedAt: não mexa nelas. Ninguém digita nesta tabela: quem escreve nela é o fluxo.

4 minutos. Um fluxo novo, cujo gatilho é o formulário público.

Por que este passo: O gatilho deste fluxo é um formulário público: o cidadão preenche, e o fluxo acorda. Título e descrição são o que ele lê antes dos campos.

1. Volte a Overview, aba Workflows, e clique em Create workflow.
2. No alto à esquerda, clique em My workflow, apague, cole o nome abaixo e tecle Enter.
   Nome do fluxo · copiarCopiar

   Protocolo Vale Verde

3. No menu de três pontos ao lado do nome do fluxo, clique em Settings (configurações). Em Timezone (fuso horário), digite sao paulo e escolha America/Sao Paulo (a opção sem a palavra Default na frente). Clique em Save (salvar). Se Settings estiver cinza, espere dois segundos: o n8n ainda está salvando o nome.
4. Clique em Add first step. Na lista de gatilhos que abre, sem digitar nada, clique em On form submission (ao enviar um formulário).
5. Se você digitou form na busca, o item aparece como n8n Form: clique nele e, em Triggers, clique em On new n8n Form event. O nó entra na tela como On form submission.
6. O painel do gatilho abre. No alto ficam as abas Form URLs: Test URL e Production URL (você usa as duas mais tarde). Deixe Authentication em None.
7. Em Form Title (título), cole:
   Form Title · copiarCopiar

   Secretaria da Fazenda de Vale Verde: abrir protocolo

8. Em Form Description (descrição), cole:
   Form Description · copiarCopiar

   Preencha os campos e envie. Você recebe o número do protocolo na tela.

Deve aparecer: O painel do gatilho com o título e a descrição preenchidos. Deixe o painel aberto: os campos vêm nos próximos passos. Sinal no chat: TÍTULO.

• Pulou o fuso? O número do protocolo e a data vão sair com três horas a mais. Dá para acertar a qualquer momento antes do teste do passo 10: menu de três pontos, Settings, Timezone.

O que acabou de acontecer: Test URL e Production URL são o mesmo formulário em dois momentos: o ensaio (enquanto você constrói) e a estreia (depois de publicar).

2 minutos. Cada campo do formulário é um elemento em Form Elements (elementos do formulário). Um elemento mostra Label (rótulo: o que o cidadão lê) e Element Type (tipo); os outros dois ficam escondidos no botão + Add Attributes: Custom Field Name (o nome curto que o fluxo usa) e Required Field (obrigatório).

Por que este passo: Cada elemento do formulário vira um campo do pacote de dados. O Label é para o cidadão; o Custom Field Name é para o fluxo, e por isso é curto, minúsculo e sem acento: é o nome que a tabela espera.

1. Role o painel até Form Elements (elementos do formulário). Ele começa vazio: clique no botão + Add Form Element (adicionar elemento), logo abaixo.
2. Aparece um bloco chamado Text Input, com Label e Element Type. O triângulo vermelho ao lado de Label só avisa que ele está vazio. (Se o bloco aparecer fechado, clique no nome Text Input para abrir.)
3. Em Label, cole:
   Label · copiarCopiar

   Nome completo

4. Em Element Type, deixe Text Input.
5. Dentro do mesmo bloco, clique em + Add Attributes (adicionar atributos) e clique em Custom Field Name. Aparece o campo Custom Field Name. Atenção: + Add Attributes, dentro do bloco, completa esta pergunta; + Add Form Element, fora do bloco, cria outra pergunta.
6. Em Custom Field Name, cole:
   Custom Field Name · copiarCopiar

   nome

7. Clique em + Add Attributes de novo e clique em Required Field. Aparece a chave Required Field: ligue.

Deve aparecer: O primeiro elemento com Label Nome completo, Element Type Text Input, Custom Field Name nome e Required Field ligado. Siga para o próximo passo.

O que acabou de acontecer: Guarde a dupla: Label é o que a pessoa lê, Custom Field Name é o que a máquina usa. Toda vez que o nome de um campo não bater com o de uma coluna, a gravação falha.

1 minuto. O mesmo caminho, com o tipo Email.

Por que este passo: O tipo Email faz o próprio formulário conferir se o que foi digitado parece um e-mail. É validação sem programar.

1. Clique em + Add Form Element, embaixo da lista de elementos. Aparece o segundo elemento.
2. Em Label, cole:
   Label · copiarCopiar

   E-mail

3. Em Element Type, clique e escolha Email.
4. Clique em + Add Attributes e em Custom Field Name. Cole:
   Custom Field Name · copiarCopiar

   email

5. Clique em + Add Attributes de novo e em Required Field. Ligue a chave.

Deve aparecer: O segundo elemento pronto: E-mail, Email, email, Required Field ligado. Siga para o próximo passo.

O que acabou de acontecer: Required Field ligado é a regra mais barata do dia: o pedido não entra incompleto.

2 minutos. Um campo de lista: o cidadão escolhe uma das cinco opções.

Por que este passo: Uma lista fechada é o que permite ao fluxo decidir depois: no Exercício 2, o If separa as reclamações porque o tipo vem de cinco opções fixas, não de texto livre.

1. Clique em + Add Form Element. Aparece o terceiro elemento.
2. Em Label, cole:
   Label · copiarCopiar

   Tipo de pedido

3. Em Element Type, clique e escolha Dropdown. Aparece Field Options (opções), com o botão Add Field Option.
4. Clique em Add Field Option. No campo Option, cole:
   Opção 1 de 5 · copiarCopiar

   Dúvida sobre IPTU

5. Clique em Add Field Option de novo. Cole:
   Opção 2 de 5 · copiarCopiar

   Certidão negativa

6. Add Field Option de novo. Cole:
   Opção 3 de 5 · copiarCopiar

   Parcelamento de débito

7. Add Field Option de novo. Cole:
   Opção 4 de 5 · copiarCopiar

   Reclamação

8. Add Field Option de novo. Cole:
   Opção 5 de 5 · copiarCopiar

   Outro

9. Clique em + Add Attributes e em Custom Field Name. Cole:
   Custom Field Name · copiarCopiar

   tipo

10. Clique em + Add Attributes de novo e em Required Field. Ligue a chave.

Deve aparecer: O terceiro elemento com as cinco opções, Custom Field Name tipo e Required Field ligado. Siga para o próximo passo.

O que acabou de acontecer: Texto livre serve para descrever; lista serve para decidir. Quando um campo vai virar condição, faça dele uma lista.

1 minuto. Um campo de texto longo, para o cidadão explicar o pedido.

Por que este passo: A descrição é o campo que hoje só uma pessoa lê. No próximo encontro, a inteligência artificial vai ler este campo e dizer do que o pedido trata.

1. Clique em + Add Form Element. Aparece o quarto elemento.
2. Em Label, cole:
   Label · copiarCopiar

   Descrição do pedido

3. Em Element Type, clique e escolha Textarea.
4. Clique em + Add Attributes e em Custom Field Name. Cole:
   Custom Field Name · copiarCopiar

   descricao

5. Clique em + Add Attributes de novo e em Required Field. Ligue a chave.
6. Deixe as Options vazias. Depois que a confirmação entrar no fluxo (passo 9), este painel mostra o aviso On submission, the user will be taken to the next form node: é o sinal de que o formulário está ligado à tela de confirmação.
7. Feche o painel no X, no canto superior direito (ou tecle Esc).

Deve aparecer: O gatilho do formulário na tela. Clique em Execute workflow, embaixo: o formulário abre numa aba nova, com os quatro campos. Não envie ainda; feche a aba. Sinal no chat: FORMULÁRIO.

• O formulário não abriu? O Chrome pode ter bloqueado a aba (ícone no fim da barra de endereço): permita. Ou abra o nó, copie a Test URL (endereço de teste), no alto do painel, e cole em outra aba.

O que acabou de acontecer: O formulário está pronto e já funciona sozinho no navegador. Tudo o que vem depois é o que acontece com o pacote de dados que ele envia.

7 minutos. O nó que cria o número do protocolo, a data e o status, e leva junto o que veio do formulário.

Por que este passo: Sem este nó, o pedido chegaria à tabela sem número, sem data e sem status. O Edit Fields acrescenta ao pacote o que o formulário não sabe: o número e a data são calculados na hora (expressões), o status é fixo. E ele escolhe o que segue adiante: só os quatro campos do formulário, para a tabela não receber campo que não é coluna.

1. Clique no + à direita do gatilho. Na busca, digite edit e clique em Edit Fields (Set).
2. Em Fields to Set, clique em Add Field.
3. Em Name, cole:
   Name do primeiro campo · copiarCopiar

   protocolo

4. Em Type, deixe String.
5. Passe o mouse sobre Value e clique em Expression. Em Value, cole:
   Value de protocolo (Expression) · copiarCopiar

   VV-{{ $now.toFormat("yyyyLLdd-HHmmss") }}

6. Clique em Add Field de novo. Em Name, cole:
   Name do segundo campo · copiarCopiar

   criado_em

7. Type String. Passe o mouse sobre Value e clique em Expression. Cole:
   Value de criado_em (Expression) · copiarCopiar

   {{ $now.toFormat("dd/LL/yyyy HH:mm") }}

8. Clique em Add Field de novo. Em Name, cole:
   Name do terceiro campo · copiarCopiar

   status

9. Type String. Em Value, deixe Fixed (não clique em Expression) e cole:
   Value de status (Fixed) · copiarCopiar

   novo

10. Logo abaixo dos campos, ligue a chave Include Other Input Fields (incluir os outros campos da entrada). Aparece Input Fields to Include (quais incluir): clique e escolha Selected (selecionados).
11. Aparece o campo Fields to Include (campos a incluir). Cole os quatro nomes, separados por vírgula:
    Fields to Include · copiarCopiar

    nome, email, tipo, descricao

12. É o que faz o nome, o e-mail, o tipo e a descrição do formulário seguirem junto com o protocolo, e só eles: o formulário também manda submittedAt e formMode, que a tabela não tem, e o passo 8 daria erro com eles.
13. Ainda no painel, clique no título Edit Fields, no alto. Apague, cole o nome abaixo e tecle Enter. A confirmação do passo 9 busca o número do protocolo por este nome, com o acento.
    Novo nome do nó · copiarCopiar

    Número de protocolo

14. Feche o painel no X, no canto superior direito (ou tecle Esc).

Deve aparecer: Duas caixinhas ligadas por uma seta: o formulário e o Número de protocolo. Sinal no chat: PROTOCOLO.

• Esqueceu o Include Other Input Fields? No próximo passo a tabela grava só três colunas. Volte e ligue.
• Deixou Input Fields to Include em All? O passo 10 vai dar erro unknown column name submittedAt. Volte, escolha Selected e cole os quatro nomes.
• A caixinha ainda se chama Edit Fields? Abra, clique no título e cole Número de protocolo. Sem esse nome, a confirmação não acha o número.

O que acabou de acontecer: Repare na prévia embaixo de cada expressão. O número usa data e hora até o segundo e serve para o exercício. Dois envios no mesmo segundo podem repetir o número; um protocolo real precisa de identificador único.

7 minutos. O nó que grava uma linha na tabela protocolos a cada pedido.

Por que este passo: Este é o nó que faz a memória: a cada pedido, uma linha nova na tabela protocolos. Map Automatically casa cada campo do pacote com a coluna de mesmo nome, e é por isso que os nomes tinham que ser iguais.

1. Clique no + à direita do Número de protocolo. Na busca, digite data table e clique em Data table (tabela de dados).
2. Na lista de ações que abre, clique em Insert row (inserir uma linha).
3. No painel, confira: Resource (recurso) Row (linha) e Operation (operação) Insert.
4. Em Data table, deixe From List (da lista), clique no campo e escolha protocolos.
5. Em Columns (colunas), Mapping Column Mode (modo de mapear as colunas) vem em Map Each Column Manually. Troque para Map Automatically (mapear automaticamente): os sete campos do item têm exatamente os nomes das sete colunas, e o n8n casa cada um sozinho.
6. Não adicione nada em Options: a única opção dali, Optimize Bulk, faria a caixinha seguinte deixar de receber a linha gravada.
7. Feche o painel no X, no canto superior direito (ou tecle Esc).

Deve aparecer: Três caixinhas em fila. A nova aparece no desenho com o nome Insert row. Sinal no chat: GRAVOU.

• A lista Data table não mostra protocolos? Clique no ícone de atualizar ao lado do campo. A tabela precisa existir antes (passo 1).
• No teste, o nó ficou vermelho com unknown column name? Chegou um campo que não é coluna (submittedAt, formMode). Abra o Número de protocolo do passo 7: Input Fields to Include em Selected, com os quatro nomes.

O que acabou de acontecer: Inserir, buscar e atualizar são as três operações da tabela. Hoje só inserimos; no Exercício 2 vamos buscar e atualizar vinte linhas de uma vez.

5 minutos. A tela que o cidadão vê depois de enviar. O texto é seu.

Por que este passo: O cidadão precisa de uma resposta na hora. A mensagem lê o protocolo diretamente do nó Número de protocolo, mesmo quando outros nós mudarem o pacote de dados. O texto é seu porque a máquina não sabe como a sua repartição fala.

1. Clique no + à direita do Insert row (a caixinha da tabela). Na busca, digite form e clique em n8n Form.
2. Na lista que abre, em Actions, clique em Form Ending (fim do formulário).
3. No painel, confira: Page Type (tipo de página) em Form Ending; no campo On n8n Form Submission (ao enviar), o valor Show Completion Screen (mostrar a tela de conclusão). Os dois já vêm assim.
4. Em Completion Title (título), cole:
   Completion Title · copiarCopiar

   Protocolo aberto

5. Em Completion Message (mensagem), passe o mouse sobre o campo, clique em Expression e cole o esqueleto abaixo. Depois, substitua o trecho em colchetes por uma frase sua, do jeito que a sua repartição falaria com o cidadão.
   Completion Message (Expression): esqueleto para você preencher · copiarCopiar

   [ESCREVA AQUI, COM AS SUAS PALAVRAS, UMA FRASE QUE DIGA AO CIDADÃO QUE O PEDIDO FOI RECEBIDO] O seu número de protocolo é {{ $('Número de protocolo').first().json.protocolo }}. Guarde este número para acompanhar o pedido.

6. O Form Ending é a última caixinha do fluxo. Feche o painel no X, no canto superior direito (ou tecle Esc).

Deve aparecer: Quatro caixinhas: On form submission, Número de protocolo, Insert row e Form (a confirmação). Sinal no chat: CONFIRMAÇÃO e a sua frase, em uma linha.

O que acabou de acontecer: O fluxo agora vai do gatilho ao fim: recebe, cria, grava e responde. Quatro caixinhas, nenhum clique humano no meio. Isso é automação.

5 minutos. O primeiro pedido de verdade, enviado por você, com um cidadão fictício.

Por que este passo: Testar como cidadão é a única prova de que o fluxo inteiro funciona: a tela de confirmação mostra o fim, a linha na tabela mostra o meio.

1. Clique em Execute workflow. O formulário abre numa aba nova.
2. Em Nome completo, cole:
   Nome completo · copiarCopiar

   Marina Duarte

3. Em E-mail, cole:
   E-mail · copiarCopiar

   marina.duarte@exemplo.com.br

4. Em Tipo de pedido, escolha Certidão negativa.
5. Em Descrição do pedido, cole:
   Descrição do pedido · copiarCopiar

   Preciso da certidão negativa de débitos municipais para um contrato.

6. Clique no botão Submit (enviar), no fim do formulário.
7. Leia a tela de confirmação: a sua frase e o número do protocolo.
8. Volte ao n8n: todas as caixinhas verdes. No menu da esquerda, Overview, aba Data tables, abra protocolos: a linha está lá.

Deve aparecer: A confirmação com o número VV- e a data; uma linha na tabela com os sete campos preenchidos. Sinal no chat: TESTEI e o número do protocolo.

• A linha gravou com campos vazios? Confira o Selected do passo 7 (nome, email, tipo, descricao, separados por vírgula) e se as colunas da tabela têm exatamente esses nomes. Reexecute.
• Depois de enviar apareceu uma mensagem padrão, sem a sua frase? O Form Ending não está ligado depois do Data table, ou a mensagem ficou em Fixed. Confira a seta e o Expression.

O que acabou de acontecer: Repare: você não clicou em nada depois de enviar. O gatilho acordou, três nós trabalharam e a tabela ganhou uma linha.

5 minutos. Até aqui o formulário só funciona enquanto o fluxo executa na sua tela. Publicar é colocá-lo no ar.

Por que este passo: Até aqui o formulário só existia enquanto o fluxo executava na sua tela. Publicar é dizer ao n8n que este fluxo trabalha sozinho, a qualquer hora, pelo endereço de produção.

1. Clique em Publish, no alto à direita (ele só acende quando há mudança para publicar).
2. Abre a caixa Publish workflow (publicar o fluxo). Em Version name (nome da versão), que vem preenchido com Version e um código, apague tudo e cole:
   Version name · copiarCopiar

   primeira publicação

3. Deixe Describe changes (optional) em branco e clique em Publish, na caixa.
4. Pode aparecer uma caixa chamada Production Checklist (lista de produção), com três sugestões (avisos de erro, tempo economizado, acesso MCP). Nada dela é necessário hoje: feche no X. No alto à direita, o botão Publish virou Published, com um ponto verde: está no ar.
5. Clique duas vezes na primeira caixinha da esquerda, a que se chama On form submission. Ela é o gatilho: o raio laranja pequeno ao lado esquerdo dela só marca isso. Não é o Form do fim, à direita: aquele é a tela de confirmação.
6. No alto do painel que abre está Form URLs, com as abas Test URL e Production URL. Clique em Production URL (endereço de produção) e copie o endereço que aparece na caixa logo abaixo.
7. Mande o endereço para você mesmo (WhatsApp, e-mail). No celular, abra o endereço e envie um segundo pedido fictício.
8. Confira: a confirmação no celular, a segunda linha na tabela e a execução na aba Executions do fluxo.

Deve aparecer: O botão Published com o ponto verde e o formulário funcionando no celular, sem o n8n aberto. Sinal no chat: NO CELULAR.

• No celular apareceu que o formulário não está registrado? O fluxo não foi publicado, ou você copiou a Test URL. Confira que o botão no alto à direita diz Published e copie de novo a Production URL, no On form submission (a primeira caixinha da esquerda).

O que acabou de acontecer: O que roda em produção é a versão publicada, não o que você está editando. Mudou algo, publicou de novo: é o que o Exercício 3 faz com o e-mail.