A primeira automação: gatilho, ação e dado

Automação é quando um trabalho repetitivo acontece sozinho, do mesmo jeito, toda vez: um pedido chega, ganha número, é guardado e respondido, sem ninguém clicar em nada. O n8n é a ferramenta em que você desenha esse trabalho como um fluxo de caixinhas ligadas por setas, sem programar. Cada caixinha faz uma coisa; a seta passa o resultado para a próxima.

Todo fluxo começa por um gatilho (trigger): o acontecimento que dispara o trabalho. Alguém enviou um formulário, deu oito da manhã, chegou uma mensagem. Depois do gatilho vêm os nós (nodes): cada um faz uma ação, como criar um campo, gravar numa tabela, mandar um e-mail. O gatilho é sempre a primeira caixinha, e só existe um por fluxo.

O que passa pelas setas é o dado: um pacote com campos e valores. Um envio de formulário vira um item com os campos nome, email, tipo e descrição. Quando o fluxo lê uma tabela com vinte linhas, passam vinte itens, e cada nó trabalha em todos eles, um por um, sem você fazer nada. No painel de cada nó, a coluna OUTPUT (saída) mostra os itens em forma de tabela ou de texto estruturado (JSON).

Um campo pode ter um valor fixo (a palavra novo) ou um valor que muda a cada execução: o nome que veio do formulário, a data de agora. Para o segundo caso existe a expressão: um texto entre chaves duplas, {{ e }}, que o n8n substitui pelo valor na hora. {{ $json.nome }} é o campo nome do item que chegou; {{ $now }} é o momento de agora. Para escrever uma, mude o campo de Fixed (fixo) para Expression (expressão).

O n8n tem tabelas próprias, as Data tables (tabelas de dados): colunas que você define e linhas que os fluxos gravam, leem e atualizam. Não precisa de planilha externa, nem de senha, nem de conexão. Você cria a tabela na aba Data tables da tela Overview (visão geral), e o nó Data Table faz as operações: Insert (inserir), Get (buscar), Update (atualizar).

Enquanto você constrói, o fluxo roda só quando você clica em Execute workflow (executar), e o formulário abre pela Test URL (endereço de teste), com os dados aparecendo na tela. Quando está pronto, você clica em Publish (publicar): o fluxo passa a funcionar sozinho, pelo endereço de produção (Production URL), a qualquer hora, para qualquer pessoa. O que roda em produção é a versão publicada, não o que você está editando.

Para o fluxo mandar um e-mail pela sua conta Google, ele precisa de permissão. No n8n isso se chama credencial (credential): você entra com a conta uma vez, pelo botão Sign in with Google, e o n8n guarda a chave em segurança. O fluxo usa a credencial; você nunca escreve a senha em lugar nenhum, e ela não vai junto quando você exporta o fluxo.

Um modelo de linguagem é um programa que aprendeu a língua lendo uma quantidade enorme de texto, e que agora lê e escreve como quem entende. Ele classifica um pedido, resume uma página, extrai nome e valor de um documento e escreve no tom que você pedir. Não sabe o que não está escrito, não decide o que é certo para a repartição e pode errar com toda a confiança. Por isso, na formação, a IA lê e escreve; a decisão continua com uma pessoa, e o fluxo confere.

Duas palavras que vão aparecer nos nós do n8n. Webhook é a campainha: um sistema avisa o outro quando algo acontece (o formulário toca a campainha do n8n: 'chegou um pedido', e o n8n acorda e trabalha). API é o balcão: um sistema pergunta ou pede ao outro ('me dê os pedidos de hoje', 'grave esta linha', 'envie este e-mail'). Quase todo sistema moderno tem campainha e balcão; o n8n sabe falar com centenas deles, e é por isso que os nós de Gmail, Telegram e planilha existem prontos. Não vamos programar nenhuma das duas.

Ferramenta sem código (no-code) é a que deixa você desenhar a automação com caixinhas e campos, sem escrever programa. As três mais conhecidas são n8n, Make e Zapier. As três resolvem o básico (formulário, planilha, e-mail). O n8n é a escolhida da formação por três motivos: a inteligência artificial é nativa (agentes, memória, base de conhecimento e testes dentro da ferramenta), tem tabelas de dados próprias, e pode rodar tanto na nuvem deles quanto num servidor do próprio órgão, o que para uma Secretaria de Fazenda importa.

Uma Secretaria de Fazenda vive de dado sensível. Por isso a formação é toda fictícia de propósito: a Secretaria da Fazenda de Vale Verde, contribuintes, pedidos e valores inventados, contas de teste criadas pela Impacta. Nunca entra nas aulas dado real de contribuinte, de processo ou de servidor; nunca entra senha ou chave dentro de um campo de fluxo; nunca entra documento real do Paraná em formulário, tabela ou agente. A LGPD (a Lei Geral de Proteção de Dados) exige, na prática, que dado pessoal só seja tratado com finalidade e base legal, e que não vá para ferramenta fora do controle do órgão. Levar um fluxo para produção é conversa com a TI, depois da formação.